Besuchsbericht-Vorlage für den Außendienst – kostenlos als Excel und CSV.
Du bist auf der Suche nach einer Besuchsbericht-Vorlage? Schau dir doch einfach unverbindlich und 30 Tage kostenfrei Kundoo mit allen Funktionen an. Überzeuge dich selbst, ob dir die Arbeit damit leichter, organisierter und schneller von der Hand geht – und du dir die Zeit sparst, alles in Tabellen einzutragen.
Nur auf der Suche nach der Tabellenvorlage? Ganz unten auf der Seite
Besuche dokumentieren:
Tabelle oder Kundoo.
Dieselbe Aufgabe, zwei Wege. Links die Arbeit mit Listen, rechts, was Kundoo davon übernimmt.
Besuche in Sekunden erfasst.
Nach dem Termin kurz festhalten, wie es lief – und Kundoo macht daraus die Erinnerung, den Verlauf und die Auswertung von allein.
- Besuchsart und Ergebnis mit einem Klick gesetzt
- Wiedervorlage direkt aus dem Bericht – sie erinnert dich
- Alle Besuche stehen am Kunden, nach Datum sortiert
- Über Monate entsteht ein Bild, das man sonst im Kopf behält
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte – es entsteht kein Abo von allein. Danach 12,90 € im Monat inkl. 19 % MwSt. in der Launch-Aktion bis 31.12.2026, dauerhaft dein Preis; ab 01.01.2027 regulär 14,90 € inkl. 19 % MwSt., monatlich kündbar.
Wo die Vorlage an ihre Grenze kommt.
Nicht weil Tabellen schlecht wären – sondern weil ein Besuchsbericht erst dann etwas wert ist, wenn er dich erinnert.
- Die Tabelle erinnert dich nichtDer nächste Schritt steht in Spalte H und bleibt dort. Ob heute etwas fällig ist, siehst du nur, wenn du selbst hineinschaust.
- Den Verlauf musst du zusammensuchenWas war beim letzten Mal? Dazu filterst du nach Kundennamen – vorausgesetzt, er ist immer gleich geschrieben.
- Im Auto kaum ausfüllbarEine breite Tabelle auf dem Handy heißt: zoomen, scrollen, in die falsche Zelle tippen. Deshalb bleibt sie oft leer.
- Auswertung ist HandarbeitWie viele Besuche liefen schwierig? Wie viele Termine hatte Kunde X? Jede Frage kostet eine neue Pivot-Tabelle.
Was in der Vorlage steht.
- Datum – wann der Besuch war
- Kunde und Ansprechpartner – mit wem du gesprochen hast
- Besuchsart – vor Ort, Telefon, online, Messe, Messenger, E-Mail
- Anlass – warum du da warst
- Ergebnis – erfolgreich, neutral oder schwierig
- Notiz – was du beim nächsten Mal wissen willst
- Nächster Schritt – was jetzt zu tun ist
- Wiedervorlage am – wann du wieder ran musst
So füllst du sie aus.
- Direkt nach dem Termin ausfüllenIm Auto, nicht am Abend. Bis dahin hast du die Hälfte davon schon vergessen.
- Ergebnis in drei Stufen haltenErfolgreich, neutral, schwierig. Mehr Abstufungen führen nur dazu, dass du sie nicht mehr benutzt.
- Nächsten Schritt immer setzenOhne nächsten Schritt liest den Bericht nie wieder jemand. Mit Datum weißt du, wann du dich wieder meldest.
Besuchsbericht-Vorlage als Excel oder CSV. Wenn du erst mal bei der Tabelle bleiben willst: hier ist sie. Keine E-Mail-Adresse, kein Konto, nichts dafür.
Excel herunterladen CSV herunterladenBesuchsbericht-Vorlage für den Außendienst: was du wissen solltest.
Was ist ein Besuchsbericht im Außendienst?
Ein Besuchsbericht hält fest, was beim Kunden passiert ist. Wann du da warst, mit wem du gesprochen hast, worum es ging, wie es ausging und was als Nächstes zu tun ist. Er ist kein Formular für die Vertriebsleitung, sondern dein eigenes Gedächtnis. Wer nach drei Monaten wieder beim Kunden steht, will nicht raten, was beim letzten Mal besprochen wurde.
Im Außendienst gilt das doppelt: Zwischen zwei Terminen liegen Autobahn, Telefonate und der nächste Kunde. Was nicht innerhalb von Minuten notiert ist, ist abends nur noch halb da.
Was gehört in einen Besuchsbericht?
Acht Felder reichen, wenn sie konsequent gefüllt werden: Datum, Kunde und Ansprechpartner, Besuchsart (vor Ort, Telefon, online, Messe, Messenger, E-Mail), Anlass, Ergebnis in drei Stufen, eine kurze Notiz mit dem, was du beim nächsten Mal wissen willst, der nächste Schritt und das Datum der Wiedervorlage.
Mehr Felder machen den Bericht nicht besser, sondern seltener. Freitext-Felder wie „Stimmung“ oder „Besprochene Themen“ sind in der Praxis leer oder ein Roman. Das Ergebnis in drei Stufen und ein nächster Schritt mit Datum sind das, was später wirklich Umsatz bringt.
Häufige Fehler beim Besuchsbericht
- Abends statt sofort schreiben. Bis dahin sind Details weg. Zwei Minuten im Auto vor der Abfahrt sind mehr wert als zehn Minuten am Schreibtisch.
- Kein nächster Schritt. Ein Bericht ohne Folgeaufgabe wird nie wieder gelesen. Mit Datum wird er zur Erinnerung.
- Kundennamen unterschiedlich schreiben. „Praxis Weber“, „Weber Praxis“ und „Dr. Weber“ sind in der Tabelle drei Kunden. Der Verlauf zerfällt in drei Teile.
- Ergebnis in Prosa statt in Stufen. „Lief ganz gut, aber…“ lässt sich nicht auswerten. Erfolgreich, neutral, schwierig schon.
Besuchsbericht in Excel oder im CRM?
Die Tabelle ist der richtige Start, wenn du wenige Kunden hast und die Berichte selten brauchst. Sie stößt an ihre Grenze, sobald du den letzten Besuch eines Kunden nachsehen willst, bevor du klingelst, oder wissen willst, welche Wiedervorlagen heute fällig sind. Beides erfordert in der Tabelle Filtern und Suchen, auf dem Handy kaum machbar.
Kundoo hängt jeden Besuch direkt an den Kunden, sortiert nach Datum, und macht aus dem nächsten Schritt eine Wiedervorlage, die sich von selbst meldet. Mehr dazu unter Kundenbesuche und im Vergleich Kundoo und Tabellen.
Häufig gefragt.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Excel- oder CSV-Datei, kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Newsletter-Anmeldung.
Öffnet die Datei in meinem Tabellenprogramm?
Ja. Die Excel-Datei öffnet in Excel, Numbers und LibreOffice. Die CSV nutzt Semikolon als Trennzeichen, damit Tabellenprogramme in deutscher Einstellung die Spalten sauber übernehmen.
Wie oft sollte ein Besuchsbericht geschrieben werden?
Nach jedem Kontakt, bei dem etwas herauskam, auch nach einem Telefonat. Aus diesen Notizen wird über die Zeit ein Bild vom Kunden.
Kann ich meine ausgefüllte Tabelle in Kundoo übernehmen?
Ja. Kunden, Umsätze und Preislisten lassen sich über eine CSV-Vorlage aus deinem Tabellenprogramm importieren.