Kunden verwalten

Kundenliste-Vorlage für Vertrieb und Außendienst – kostenlos als Excel und CSV.

Du bist auf der Suche nach einer Kundenliste-Vorlage? Schau dir doch einfach unverbindlich und 30 Tage kostenfrei Kundoo mit allen Funktionen an. Überzeuge dich selbst, ob dir die Arbeit damit leichter, organisierter und schneller von der Hand geht – und du dir die Zeit sparst, alles in Tabellen einzutragen.

Nur auf der Suche nach der Tabellenvorlage? Ganz unten auf der Seite

Im Vergleich

Kunden verwalten:
Tabelle oder Kundoo.

Dieselbe Aufgabe, zwei Wege. Links die Arbeit mit Listen, rechts, was Kundoo davon übernimmt.

Kunden finden Suchen und filtern, wenn die Schreibweise stimmt Suchfeld, Treffer schon beim Tippen
Doppelte Einträge Fallen erst auf, wenn die Summen nicht stimmen Jeder Kunde nur einmal, mit einer Umsatzsumme
Wer wartet zu lange? Spalte „Letzter Besuch" selbst sortieren Karte färbt jeden Kunden nach Fälligkeit
Jahresumsatz Ein Stand, der beim nächsten Auftrag veraltet Rechnet sich aus den Buchungen, immer aktuell
Unterwegs nachsehen Breite Tabelle auf dem Handy, zoomen und scrollen Kundenkarte als Web-App auf iPhone und iPad
Mit Kundoo

Kundenkartei statt Tabelle.

Dieselben Felder, aber durchsuchbar, auf der Karte sichtbar und mit einem Verlauf, der sich von selbst schreibt.

  • Firma, Ort, Kategorie und Gesamtumsatz in einer durchsuchbaren Liste
  • Jeder Kunde mit Umsätzen, Besuchen, Notizen und Dokumenten
  • Alle Kunden auf der Karte – Farbe zeigt, wer zu lange nicht besucht wurde oder lange keinen Umsatz hatte
  • Import per CSV aus deinem Tabellenprogramm
30 Tage kostenlos testen oder Mit Tabellenvorlage arbeitenVorlage herunterladen

30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte – es entsteht kein Abo von allein. Danach 12,90 € im Monat inkl. 19 % MwSt. in der Launch-Aktion bis 31.12.2026, dauerhaft dein Preis; ab 01.01.2027 regulär 14,90 € inkl. 19 % MwSt., monatlich kündbar.

Ehrlich gesagt

Wo die Liste an ihre Grenze kommt.

Eine Kundenliste wächst. Und mit jeder Zeile wird das Pflegen teurer als das Nachsehen.

  • Doppelte Einträge schleichen sich einPraxis Weber, Praxis Weber GmbH, Weber Praxis. Drei Zeilen, ein Kunde – und drei verschiedene Umsatzsummen.
  • Kein Blick auf die LandkarteWer liegt auf dem Weg? Wen hast du im Gebiet zu lange nicht gesehen? Aus einer Adressspalte lässt sich das nicht ablesen.
  • Umsätze summierst du selbstDer Jahresumsatz in Spalte M ist ein Stand, kein Wert. Er stimmt genau so lange, bis die nächste Bestellung kommt.
  • Zwei Rechner, zwei WahrheitenEine Kopie auf dem Laptop, eine im Büro. Wer zuletzt gespeichert hat, hat gewonnen.

Was in der Vorlage steht.

  • Firma – der Name, unter dem du suchst
  • Anrede, Vor- und Nachname – getrennt, damit Anschreiben passen
  • Straße, PLZ, Ort, Bundesland – vollständig, sonst scheitert später die Karte
  • Telefon und E-Mail – je ein eigenes Feld
  • Kategorie – A-, B-, C-Kunde
  • Gruppe – Branche, Kundengruppe oder Gebiet
  • Jahresumsatz – als Zahl, nicht als Text mit Euro-Zeichen
  • Letzter Besuch – das Feld, das am schnellsten veraltet

So füllst du sie aus.

  1. Adresse vollständig eintragenStraße, PLZ und Ort in getrennten Spalten. Alles in einem Feld lässt sich später nicht mehr auf eine Karte bringen.
  2. Kategorien knapp haltenA, B, C reicht. Bei zwölf Kategorien bist du dir bei keiner mehr sicher.
  3. Umsatz als Zahl formatierenOhne Währungszeichen und ohne Punkt als Tausendertrenner – sonst rechnet keine Summe mehr richtig.

Kundenliste-Vorlage als Excel oder CSV. Wenn du erst mal bei der Tabelle bleiben willst: hier ist sie. Keine E-Mail-Adresse, kein Konto, nichts dafür.

Excel herunterladen CSV herunterladen
Ratgeber

Kundenliste-Vorlage für Vertrieb und Außendienst: was du wissen solltest.

Was gehört in eine Kundenliste?

Eine brauchbare Kundenliste hat getrennte Spalten für alles, wonach du später filtern willst: Firma, Anrede, Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort, Bundesland, Telefon, E-Mail, Kategorie, Gruppe, Jahresumsatz und letzter Besuch. Der häufigste Fehler ist eine einzige Adressspalte. Sie sieht ordentlich aus, lässt sich aber weder nach Ort sortieren noch auf eine Karte bringen.

Die Kategorie hält man knapp: A-, B- und C-Kunden reichen. Die Gruppe ist frei und beschreibt Branche, Kundengruppe oder Gebiet, zum Beispiel „Freie Werkstatt Ostwestfalen“.

Kundenliste in Excel pflegen: fünf Regeln

  • Ein Kunde, eine Zeile. Doppelte Einträge sind der Anfang vom Ende, weil sich Umsätze und Besuche auf mehrere Zeilen verteilen.
  • Zahlen als Zahlen. Jahresumsatz ohne Euro-Zeichen und ohne Tausenderpunkt, sonst rechnet keine Summe.
  • Datum als Datum. „letzter Besuch“ im Format JJJJ-MM-TT, damit die Sortierung stimmt.
  • Eine Datei, ein Ort. Sobald eine Kopie auf dem Laptop und eine im Büro liegt, gewinnt die, die zuletzt gespeichert wurde.
  • Wöchentlich aufräumen. Zehn Minuten am Freitag: neue Kunden nachtragen, letzte Besuche aktualisieren.

Datenschutz bei Kundenlisten

In einer Kundenliste stehen Daten von Menschen, spätestens bei Ansprechpartnern mit Namen und Telefonnummer. Geht das Notebook mit der Excel-Datei verloren, musst du das unter Umständen der Datenschutzbehörde melden. Eine Verschlüsselung der Festplatte ist das Minimum.

In Kundoo liegen die Daten auf Servern in Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt, Notizen werden verschlüsselt gespeichert, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist inklusive. Details in den Fragen zum Datenschutz.

Wann eine Kundenverwaltung-Software sinnvoll ist

Nicht ab einer bestimmten Zahl von Kunden, sondern ab dem Moment, in dem das Pflegen der Liste länger dauert als das Nachsehen. Typische Zeichen: Du suchst im Auto nach der Telefonnummer. Du weißt nicht mehr, wen du im Gebiet zu lange nicht gesehen hast. Und der Jahresumsatz in Spalte M stimmt seit der letzten Bestellung nicht mehr.

Kundoo übernimmt genau diese drei Dinge: durchsuchbare Kundenkartei, Kundenkarte mit Fälligkeit und Umsätze, die sich aus den Buchungen berechnen. Die Liste ziehst du per CSV-Import um.

Fragen

Häufig gefragt.

Wie viele Kunden verkraftet eine Kundenliste in einer Tabelle?

Technisch sehr viele. Praktisch kippt es, sobald Pflegen und Suchen länger dauern als der Nutzen.

Öffnet die Datei in meinem Tabellenprogramm?

Ja. Die Excel-Datei öffnet in Excel, Numbers und LibreOffice. Die CSV nutzt Semikolon als Trennzeichen, damit Tabellenprogramme in deutscher Einstellung die Spalten sauber übernehmen.

Kann ich die Liste später importieren?

Ja. Wenn die Spalten getrennt sind wie in dieser Vorlage, ist der Import in Kundoo unkompliziert.

Ist das DSGVO-konform?

Kundendaten in einer Tabelle auf dem eigenen Rechner sind schwer zu schützen. Kundoo läuft auf Servern in Deutschland, in einem Rechenzentrum, das nach der Sicherheitsnorm ISO 27001 geprüft ist. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist inklusive, Kundennotizen werden verschlüsselt gespeichert.